La solution sur mesure de Fire System pour la protection passive contre l'incendie.
Fire System a remplacé les fiches de mesure manuelles et les rapprochements sur Excel par FS Gestion 2, un logiciel sur mesure couvrant la saisie des sites, la facturation et l'audit, et est passé de 400 sites par an (capacité maximale) à 650, tout en conservant la même équipe administrative.
Secteur
Construction. Protection passive contre l'incendie (certifiée AEAI).
Présence
Six agences réparties en Suisse romande et à Berne : Genève (Acacias), Martigny, Bulle, Savigny, Berne, Neuchâtel.
Échelle
170 collaborateurs. 650 chantiers par an. Plus de 6 500 bâtiments enregistrés dans FS Gestion 2 d'ici 2025.
Partenaire de Dynapps
Depuis 2019.
Avant l'arrivée de Dynapps.
En 2019, Fire System SA assurait depuis deux décennies la protection des bâtiments suisses et commençait à manquer de papier. Les codirecteurs Nicolas Sonney et Laurent Gillier géraient entre 400 et 450 chantiers par an répartis dans six succursales de Suisse romande et de Berne, et chaque chantier suivait le même processus : un monteur mesurait chaque obturation à la main, notait les dimensions sur papier, un assistant les ressaisissait dans Excel, et ce n’est qu’alors qu’un technicien pouvait vérifier le travail. Avec une charge de travail certifiée par l’AEAI et des clients allant d’Audemars Piguet aux CFF, les tâches administratives avaient dépassé les capacités offertes par les méthodes de travail internes de l’entreprise.
Le défi
Là où les fissures étaient visibles.
La camionnette qui est revenue chargée de papier
Les installateurs mesuraient chaque obturation à la main, trou par trou, mètre linéaire par mètre linéaire, sur des fiches qui restaient dans la camionnette jusqu'au lendemain matin. Des fiches se perdaient. D'autres revenaient avec un numéro que personne au service administratif ne parvenait à faire correspondre au plan.
La feuille Excel à laquelle personne ne faisait confiance
Les assistants ont ressaisi chaque feuille dans Excel, puis ont transmis la feuille de calcul à un technicien pour vérification. Deux transcriptions manuelles, deux occasions pour un chiffre de s'égarer, et l'équipe créait des doublons plus vite que quiconque ne pouvait les repérer.
Le technicien en intervention
Lorsqu'un client disposait de plusieurs sites en Suisse romande, le même technicien devait sans cesse reprendre la route pour se rendre d'un site à l'autre, car il n'existait pas de vue d'ensemble permettant de savoir ce qui avait déjà été enregistré à chaque endroit.
Pourquoi Fire System SA a préféré un logiciel sur mesure à des plateformes prêtes à l'emploi.
Avec 400 à 450 sites par an, le volet administratif avait atteint ses limites. Les marges s'amenuisaient. Sonney et Gillier ont décidé que le back-office ne devait plus constituer un frein à une entreprise en pleine croissance. Au sein de Fire System SA, ce choix a été présenté comme une décision personnelle, ancrée dans une relation qui s’était construite depuis 2018, lorsque le codirecteur Laurent Gillier avait assisté à une présentation numérique de Dynapps. Deux voies s’offraient à eux :
Plateformes prêtes à l'emploi.
Lourd et lent, ce système ne repose pas sur la logique « par zone » et « par produit » propre à la protection passive contre l'incendie.
Une solution logicielle sur mesure développée avec Dynapps.
La seule proposition qui partait d'une analyse concrète du fonctionnement réel de l'entreprise.
Comment le déploiement s'est réellement déroulé
Comment la solution sur mesure de Fire System SA a été mise en œuvre.
2018
Fire System rencontre Dynapps lors d'une présentation numérique ; la conversation s'engage.
2019
Mise en place par étapes depuis 2019 : saisie des mesures, facturation liée aux dossiers des sites, puis historique au niveau des bâtiments.
2024
Lancement du service « Audit et Maintenance », doté d'un espace client et d'un processus de travail basé sur les codes QR.
Un logiciel sur mesure destiné aux interventions sur le terrain dans le domaine de la protection passive contre l'incendie.
FS Gestion 2 est un système sur mesure reliant le terrain au back-office. Le flux de travail a été entièrement repensé en deux phases.
Tout d'abord, une application mobile a remplacé les rapports papier pour les installateurs. Chaque dispositif coupe-feu, chaque joint, chaque section de peinture intumescente et chaque zone traitée par projection d'un produit ignifuge est enregistré sur un appareil mobile, référencé sur les plans architecturaux, documenté par des photos « avant-après » et synchronisé en temps réel avec le dossier du projet.
D'autre part, le système a permis de développer une nouvelle activité : l'audit et la maintenance. Un portail client sécurisé offre aux clients une visibilité en temps réel sur l'état de la protection incendie de leurs bâtiments. Chaque passage étanche se voit attribuer un code QR, ce qui permet, lors d'interventions ultérieures, de mettre automatiquement à jour le dossier lorsque les travaux nécessitent sa réouverture.
Le système a été mis en service par étapes à partir de 2019 et continuera d'évoluer jusqu'en 2025.
La rigueur à tous les niveaux.
L'opposé d'une solution « clé en main ». FS Gestion 2 a été conçu pour refléter le fonctionnement réel de Fire System SA sur un chantier, avec une logique de protection passive contre l’incendie par zone et par produit, et non pour correspondre à la vision qu’un ERP classique se fait des travaux de construction. Ce principe, qui consiste à s’adapter au métier plutôt que d’imposer le métier à l’outil, a guidé chaque phase du projet.
Les deux lacunes linguistiques que Dynapps et Fire System SA devaient combler.
Le plus difficile n'était pas d'ordre technique. Un développeur et un constructeur ne parlent pas la même langue, et les premiers mois du projet ont été consacrés à combler ce fossé avant de pouvoir passer à autre chose.
Un deuxième point de friction venait s’ajouter au premier : le modèle de facturation. Dans le secteur du bâtiment, percer un trou prend le temps qu’il faut pour le percer. Dans le développement sur mesure, ce qui semblait être une petite demande de modification de la part du client pouvait se transformer en dix ou quinze heures de travail, et les deux parties ont mis du temps à apprendre à déchiffrer leurs factures respectives.
Les autres logiciels disponibles sur le marché étaient lourds et lents, et ne répondaient pas vraiment à nos besoins. Dynapps était le seul à proposer une solution simple, efficace et sur mesure.
Loïc Estoquié
Codirecteur chez Fire System SADe deux languages métier à une vision commune.
Ce qui avait commencé par deux parties parlant des langues différentes – un développeur et un intégrateur incapables de donner le même sens aux mêmes mots – s’est transformé en un vocabulaire de travail commun. Les premiers mois du projet ont été consacrés à sa mise en place : des réunions où chaque partie expliquait son univers à l’autre, le lent remplacement du jargon par des termes partagés. Loïc Estoquié décrit aujourd’hui Fire System et Dynapps comme « parlant la même langue » sur les questions qui, auparavant, entravaient le travail. Cette habitude, forgée sous la pression de la mise en service de FS Gestion 2, est le fondement du développement par étapes, s’étalant sur plusieurs années, qui a suivi.
Les chiffres
Ce que FS Gestion 2 a permis de réaliser chez Fire System SA.
FS Gestion 2 transforme chaque obturation enregistrée sur le terrain en un dossier facturable, en une piste d'audit au niveau du bâtiment et en une vue en temps réel pour le client. Les chiffres ci-dessous illustrent l'évolution observée entre 2019 et 2025.
650
Chantiers par an : passage de 400 à 450 à pleine capacité, sans augmentation des effectifs administratifs.
+65 500
Bâtiments enregistrés dans FS Gestion 2 d'ici 2025 : protégés, contrôlés, photographiés, référencés sur plan.
+50 %
Nombre de bâtiments pris en charge chaque année par la même équipe administrative, passant d'environ 4 000 avant la mise en place de FS Gestion 2 à plus de 6 000 en 2025.
1
Lancement d'un nouveau département sur la plateforme, « Audit et maintenance », avec un espace client et la possibilité de sceller à nouveau les codes QR.
Quels sont les changements pour un nouveau client de Fire System SA disposant de plusieurs sites ?
Lorsqu’un nouveau client disposant de plusieurs sites s’adresse à Fire System SA, la question qui se pose désormais au niveau administratif a changé. Auparavant, on se demandait combien de déplacements un technicien devrait effectuer avant de pouvoir établir un devis. Désormais, il s’agit de déterminer quels techniciens peuvent intervenir simultanément sur quels sites, et quelles informations doivent figurer dans le cockpit client dès le premier jour. C’est précisément pour rendre ce changement possible que FS Gestion 2 a été conçu.
Si cela vous semble familier, discutons-en.
Quelle que soit la direction que prend votre entreprise et quels que soient les obstacles qu'elle rencontre, un expert ayant déjà mené à bien ce type de projet est la personne idéale vers qui se tourner avant de vous engager dans une orientation ou d'opter pour une plateforme.
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