Vente au détail et en grosUne seule plateforme Odoo pour trois boutiques en ligne et quatorze marchés européens.
Trois entreprises, trois progiciels de gestion intégrée (ERP), trois boutiques en ligne, trois composants middleware. Lorsque le fournisseur du système central a mis fin à son contrat, Orion a tout regroupé sur une seule plateforme Odoo : une base de données centrale, des flux inter-sociétés entre les entités et les trois boutiques en ligne intégrées de bout en bout.
Secteur
Vente au détail et en gros.
Empreinte écologique
Un entrepôt situé à Veghel, aux Pays-Bas, qui dessert 14 pays européens par l'intermédiaire de trois sociétés.
Échelle
Trois entreprises, trois boutiques en ligne, une plateforme Odoo avec des flux inter-sociétés.
Partenaire Dynapps
Depuis 2022.
Support
Atraxion (société mère / investisseur, également client de Dynapps).
Avant l'arrivée de Dynapps.
Orion Automotive est un spécialiste néerlandais des accessoires pour fourgonnettes fondé en 1999. En 2020, l'entreprise était chapeautée par une société mère (Atraxion) et fonctionnait sous la forme de trois entités juridiques distinctes : Orion elle-même (Pays-Bas, siège social), une boutique en ligne B2C néerlandaise et une boutique en ligne B2C allemande disposant de son propre régime de TVA. Chaque entité gérait son propre ERP, son propre site web et son propre middleware. Tout ce qu'Orion faisait, elle le faisait trois fois.
En août 2020, Gerry Goormans a pris ses fonctions de directeur général. Il est arrivé avec un programme de transformation sur six ans baptisé « Projet 2025 » : doubler le chiffre d'affaires en cinq ans tout en maintenant la marge, professionnaliser les opérations et étendre la présence de l'entreprise à travers l'Europe. Le remplacement du progiciel de gestion intégré (ERP) était prévu pour la phase cinq (2025). Puis, en 2022, le fabricant du progiciel de gestion intégré (ERP) central a annoncé qu’il allait mettre fin au projet, et la phase cinq a dû être mise en œuvre immédiatement.
Le défi
Là où les fissures sont apparues.
Trois de chaque
Trois entreprises, cela signifiait trois progiciels ERP, trois sites web, trois composants middleware. Pour mettre à jour un produit, il fallait se connecter à trois back-offices et effectuer la même modification trois fois. Chaque client était enregistré trois fois ; les stocks devaient être réconciliés sur les trois systèmes. Gerry : « Tout ce que nous faisions, nous devions le faire trois fois. »
Le système ERP central existe
En 2022, le fabricant du progiciel de gestion intégré (ERP) central (Mamut Business Software) a annoncé la fin de vie du produit. Le système, qui gérait les ventes, les achats, les stocks et la comptabilité, allait bientôt ne plus bénéficier d'aucun support, sans qu'aucune solution de remplacement ne soit prévue. Le projet ERP, initialement prévu pour 2025, devait donc être lancé sans délai.
Paniers et processus de paiement, trois configurations
En 2022, le fabricant du progiciel de gestion intégré (ERP) central (Mamut Business Software) a annoncé la fin de vie du produit. Le système, qui gérait les ventes, les achats, les stocks et la comptabilité, allait bientôt ne plus bénéficier d'aucun support, sans qu'aucune solution de remplacement ne soit prévue. Le projet ERP, initialement prévu pour 2025, devait donc démarrer sans délai.
Pourquoi Orion a choisi Odoo et un partenaire prêt à dire non.
Le projet 2025 avait prévu le remplacement du progiciel de gestion intégré (ERP) au cours de la cinquième phase (2025). L'annonce de la fin de vie du système a réduit ce délai à néant. Orion a négocié une prolongation du support technique pour une période déterminée avec le fournisseur sortant et a mis à profit cette période pour mener une analyse de marché.
Trois options sur la table :
Modifier le middleware et remplacer l'ERP de chaque entité séparément
Cela aurait reproduit la même fragmentation en trois systèmes sur une infrastructure plus récente, avec, en sous-jacent, le même problème de produit présent à quatre endroits différents.
Un progiciel de gestion d'entreprise (ERP) de premier plan destiné au marché intermédiaire pour les trois entités
Nous sommes restés dans la course tout au long de l'analyse du marché. Nous avons échoué sur les deux critères essentiels : la gestion des flux inter-sociétés entre plusieurs entités au sein d'un système centralisé, et l'intégration native de la boutique en ligne à l'ERP, plutôt que via un intergiciel externe. Comme l'a dit Gerry, « peu de solutions logicielles étaient en mesure de nous offrir ce dont nous avions besoin. »
Odoo, avec Dynapps qui tient le coup
La société sœur utilisait déjà Odoo, et Gerry pouvait constater directement les résultats. Intégration native multi-entités et boutique en ligne. Dynapps a su faire preuve de rigueur pour respecter le périmètre du projet, préférant dire « oui, c'est possible, mais ce n'est pas le cas pour l'instant » plutôt que de viser le Taj Mahal alors qu'une simple maison suffirait.
Comment le déploiement s'est réellement déroulé
Comment Orion a mis en place son système Odoo en neuf mois.
Début 2022
Fin de vie annoncée pour le système ERP central (Mamut). Prolongation du support technique négociée. Choix de la plateforme porté sur Odoo.
Fin 2022
Lancement du projet Dynapps : un programme unique regroupant un ERP et trois boutiques en ligne.
2023
Mise en service d'Odoo v16 : back-office et trois boutiques en ligne, avec intégration de DeliveryMatch et Multisafepay.
2024
Une évolution constante, les modifications ultérieures ayant été prises en charge par une deuxième équipe Dynapps et l'équipe de maintenance.
Ce qu'Orion a mis en place sur Odoo : une base de données, trois vitrines en ligne, des flux inter-sociétés.
Une base de données centrale chez Orion regroupe désormais les trois entreprises. Lorsqu’une vente B2C est enregistrée sur la boutique en ligne néerlandaise ou allemande, une commande est automatiquement générée depuis Orion, le stock central est partagé et l’ensemble de la chaîne logistique (livraison, facturation, choix du transporteur, suivi des colis) est gérée de bout en bout au sein d’une seule et même plateforme. Une équipe Dynapps a mené à bien le programme, composée d’un chef de projet, de trois consultants métier (logistique, finance, web) et de trois développeurs, avec Bob Verdonck en charge de la logistique. Du côté d’Orion, cinq utilisateurs clés sur le backend et deux sur la boutique en ligne, soutenus par des partenaires applicatifs tiers.
Modules : ventes, achats, gestion des stocks, comptabilité, site web et commerce électronique, modules de configuration des produits, DeliveryMatch (gestion multi-transporteurs), Multisafepay (paiements).
Une rigueur constante.
Les bases d’abord, les options ensuite. Quand on se lance dans Odoo, on est tenté de vouloir construire le Taj Mahal. Orion et Dynapps ont délibérément fait le contraire : il fallait que les bases soient solides et qu’elles génèrent un retour sur investissement complet dans les opérations quotidiennes avant de passer à la couche des « options ». Gerry : « Nous avons cherché comment améliorer et optimiser ce que nous faisions déjà. » Dynapps a tenu bon en se montrant prêt à dire « oui, c’est possible, mais ce n’est pas le cas pour l’instant. »
Pourquoi les données de référence et les variantes de produits ont constitué la partie la plus difficile.
Trois ERP, trois boutiques en ligne, trois composants middleware : les produits existaient en six versions, les clients en trois, les stocks en trois. Gerry : « Vos données de référence sont le fondement de tout. Si elles sont correctes, vous pouvez continuer à construire. » Au moment de la mise en service, déterminer quelle version était la bonne est devenu un casse-tête quotidien, et « nettoyer régulièrement les données de référence » s’est imposé comme la principale leçon à retenir. Des cas limites non présents dans les données de test sont apparus en production ; la solution était d’ordre organisationnel : il fallait que quelqu’un surveille les exceptions dès le premier jour plutôt que de crier victoire.
Le plus gros défi se trouvait au cœur du catalogue de produits. La configuration des variantes de produits dans Odoo n'était pas simplement une question de données, mais un changement radical dans la façon dont Orion concevait ses produits. La leçon à en tirer : il faut investir dans le nouveau modèle de produit dès le premier jour, et non pas en fin de projet sous le prétexte d'une migration de données.
Et ce n'était pas non plus dans une pièce calme. En plein milieu du projet, Orion a déménagé deux halls industriels en deux semaines vers un nouveau siège européen qui n'était pas encore achevé, en raison de retards liés à la COVID puis à la guerre. Gerry : « La migration vers Odoo a été bien plus radicale que le déménagement physique de ces entreprises. »
La migration vers Odoo a eu un impact bien plus important que le déménagement physique de nos deux entreprises. C'est dans ces moments-là qu'il faut pouvoir compter sur un partenaire qui travaille de manière structurée et planifiée.
Gerry Goormans
Directeur général chez Orion AutomotiveCe qu'Orion a appris à Dynapps sur les intégrations multi-boutiques en ligne.
Le projet Orion a défini la manière dont Dynapps aborde les intégrations de plusieurs boutiques en ligne sur une infrastructure commune. Trois enseignements ont depuis guidé l'approche standard : nettoyer régulièrement les données de référence (un cycle d'entretien régulier, et non un nettoyage ponctuel avant la migration, afin de garantir la fiabilité des rapports et des décisions) ; tester minutieusement les scénarios d'intégration tout en anticipant les imprévus lors de la mise en service (surveillance continue dès le premier jour plutôt qu'une célébration hâtive, avec un triage proactif des exceptions qui apparaissent) ; et déployer par étapes en fonction des processus (automatiser un workflow à la fois et laisser les équipes s'adapter, plutôt que de basculer l'ensemble de la pile en un seul week-end).
Deux applications concrètes ancrent ces enseignements dans la pratique actuelle. L'outil d'importation de produits Dynapps est le résultat direct des travaux menés sur les variantes de produits Orion ; il a été conçu pour que le prochain client n'ait pas à réinventer la roue comme Orion l'a fait. De plus, les scénarios de test sont désormais intégrés par défaut dans les conceptions d'unités fonctionnelles, faisant de la deuxième leçon un engagement au niveau du processus plutôt qu'une habitude personnelle.
Les chiffres
À la mi-2023, trois entreprises fonctionnaient sur une seule plateforme Odoo, avec des flux inter-sociétés.
Ce qui se faisait auparavant trois fois ne se fait plus qu'une seule fois. Une base de données Odoo centrale regroupe les trois entreprises, les flux inter-sociétés transformant une vente sur la boutique en ligne B2C en un achat automatique auprès d’Orion sur le stock central partagé. Les trois boutiques en ligne fonctionnent sur la même plateforme, avec DeliveryMatch pour les transporteurs et Multisafepay pour le paiement, de sorte que le back-office et les boutiques en ligne s’alimentent à partir d’une seule source.
3 → 1
des entreprises, des progiciels de gestion intégrés (ERP) et des boutiques en ligne regroupés sur une seule plateforme Odoo avec des flux inter-sociétés.
14
Les pays européens sont approvisionnés à partir d'un seul entrepôt situé à Veghel, aux Pays-Bas.
9
mois, du lancement en octobre 2022 à la mise en service le 17 juillet 2023.
80-120
commandes traitées chaque jour grâce à la lecture optique et à la gestion de l'emplacement des stocks.
De « assurer la communication entre trois systèmes » à « que construisons-nous ensuite ? ».
La question principale n’était plus « comment faire communiquer entre elles trois entreprises, trois ERP et trois boutiques en ligne », mais « quel est le prochain projet que nous voulons mettre en place ». Grâce à la plateforme Odoo, les ambitions restantes du Projet 2025 ne sont plus freinées par les systèmes. Gerry : « Nous voulons devenir le numéro un des accessoires pour fourgons en Europe. Nous travaillons déjà sur la réalité virtuelle pour le développement de produits, où nous pouvons utiliser des données 3D pour simuler un produit sur une voiture qui n’est pas encore sortie. Ce sont des défis pour lesquels nous avons posé les bases avec Dynapps et Odoo. » La plateforme n’est plus le projet ; c’est le socle sur lequel repose le prochain projet.
Si cela vous semble familier, discutons-en.
Quelle que soit la direction que prend votre entreprise et les obstacles qu'elle rencontre, un expert ayant déjà mené à bien ce type de projet est la personne idéale vers qui se tourner avant de vous engager dans une voie ou d'opter pour une plateforme.
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Mettre en œuvre Odoo
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Remplacement d'un système ERP existant
Le progiciel de gestion intégré (ERP) qui a permis de développer l'entreprise constitue désormais un frein à son développement. Depuis dix ou vingt ans, SAP Business One, Exact, Navision, Sage ou une solution sur mesure est au cœur des opérations, entouré d'intégrations et de tableurs que seules quelques personnes comprennent.
Vente au détail et en gros
Magasin physique, boutique en ligne et entrepôt. Un seul stock. Une vue d'ensemble.
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