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Sept laboratoires spécialisés sur une plateforme intégrée Odoo et LIMS.

Lonestar Alpha Laboratories, le groupe omanais de services de laboratoire qui gère sept départements spécialisés depuis 2007, a remplacé son ancien système LIMS et intégré un ERP qui lui faisait défaut sur une seule et même plateforme, le tout en quatre mois.

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Un technicien de laboratoire, vêtu d'une combinaison blanche et de gants bleus, utilise une pipette pour transférer un liquide bleu dans un portoir de tubes à essai, à côté de flacons contenant des solutions colorées.

Secteur

Laboratoires.

Empreinte écologique

Oman, avec de nouveaux déploiements de laboratoires prévus dans toute la région EMEA.

Échelle

65 000 échantillons par an. 268 collaborateurs dans l'ensemble des activités de laboratoire, 83 utilisateurs actifs de la plateforme.

Partenaire Dynapps

Depuis 2024.

Support

Indépendant. Fondé en 2007 à Oman ; c'est aujourd'hui le groupe de laboratoires le plus important et le plus diversifié du pays.

Comment tout a commencé

Avant l'arrivée de Dynapps.

Lonestar Alpha Laboratories est présent à Oman depuis 2007 et s'est imposé comme le groupe de laboratoires le plus important et le plus diversifié du pays. Sept départements de laboratoire spécialisés couvrent les matériaux de génie civil et de construction, la mécanique et la métallurgie, la sécurité alimentaire, la surveillance environnementale et l'analyse minérale. Chaque département s'engage à respecter la même promesse : fournir des données fiables qui résistent à tout contrôle.

Au moment où Lonestar s'est mise en quête d'un nouveau partenaire, le système sur lequel reposait cette promesse n'était plus à la hauteur. Le LIMS existant était obsolète et ne pouvait plus répondre aux besoins de sept équipes spécialisées, et aucun ERP ne venait le soutenir. Hajer AlFutaisi, responsable du département d'analyse alimentaire, percevait ce décalage sous deux angles : en tant que responsable de laboratoire ayant besoin d'un aperçu en temps réel de l'état des échantillons, et en tant que personne chargée de fournir des rapports réguliers à l'administration générale. L'activité du laboratoire prenait de l'ampleur ; les systèmes, eux, ne suivaient pas.

Remplissage automatisé d'un analyseur avec des tubes à échantillons étiquetés

Le défi

Là où les fissures sont apparues.

  • Le rapport de fin de mois : un projet de deux semaines

    L'équipe de Hajer remettait régulièrement des rapports à l'ensemble de l'administration à partir de feuilles de calcul manuelles. À chaque cycle, les responsables de laboratoire devaient interrompre leurs tâches opérationnelles pendant près de deux semaines pour compiler ces mêmes chiffres à la main, et les rapports n'étaient disponibles que bien après la période qu'ils couvraient.

  • Sept départements, sept types de besoins

    Essais civils, métallurgie, sécurité alimentaire, environnement, minéraux. Chaque laboratoire disposait de ses propres paramètres d'essai spécialisés et de ses propres conventions de rapport. Regrouper tout cela au sein d'un seul système, sans pour autant obliger chaque laboratoire à se conformer à un modèle unique, était le problème que le LIMS précédent n'avait jamais réussi à résoudre.

Le tournant

Pourquoi Lonestar a choisi Odoo avec LIMS plutôt qu'un connecteur.

Ce n'est ni un nouveau marché ni une autorité de régulation qui a été à l'origine de cette décision. Il s'agissait d'une décision stratégique prise au sein de Lonestar visant à mettre en place un ERP et à remplacer le LIMS en même temps, sur une seule et même plateforme plutôt que sur deux systèmes reliés par un connecteur. Comme l'explique Hajer : « Au départ, nous avions prévu d’opter pour LabVantage, mais comme notre entreprise recherchait un système ERP intégré, nous avons choisi Odoo en raison de son caractère open source et de son utilisation intuitive. Le choix du LIMS s’est ensuite imposé de lui-même, car c’est la seule solution intégrée sur le marché qui combine les atouts de l’ERP et du LIMS. » Trois options à l'étude :

  • 01

    LabVantage en tant que LIMS autonome

    Le système LIMS spécialisé que Lonestar avait initialement prévu d'adopter aurait résolu les besoins du laboratoire, mais laissait en suspens la question de l'ERP et nécessitait un connecteur. Cette option a été écartée une fois la décision concernant l'ERP prise.

  • 02

    Odoo avec un système LIMS autonome via un connecteur

    Cette option a été envisagée puis rejetée pour la même raison : l'intégration via un connecteur ne constituait pas une véritable intégration.

  • 03

    Odoo et LIMs, intégrés

    LIMS est le seul système LIMS directement intégré à l'ERP Odoo. Pas de connecteur, une seule plateforme.

Technicien de laboratoire utilisant un analyseur à écran tactile

Comment le déploiement s'est réellement déroulé

Comment Lonestar a mis en service Odoo et LIMS en quatre mois.

  • Début 2024

    Lancement de la mise en œuvre. Configuration du système, saisie des paramètres de laboratoire, des méthodes d'analyse et des tarifs.

  • Mi-2024

    Le premier service de laboratoire a été mis en service : l'équipe de 16 personnes a pris ses fonctions en une seule fois. Le volume d'échantillons est passé de quelques dizaines d'analyses à dix mille échantillons par mois.

  • 2025

    Déploiement progressif dans deux autres départements ; les quatre autres suivront sur la même plateforme.

Ce que nous avons réellement réalisé

Ce qu'a mis en place Lonestar : un système LIMS et l'ERP Odoo sur une seule et même plateforme.

Une plateforme intégrée Odoo et LIMS couvre désormais les sept départements de laboratoire de Lonestar, remplaçant l'ancien système LIMS et mettant en place un ERP là où il n'existait pas. Le LIMS gère les paramètres d'analyse par discipline, le cycle de vie des échantillons de la réception à la finalisation, ainsi qu'un module de reporting à deux niveaux : une norme universelle commune aux sept départements, complétée par des couches spécifiques à chaque département lorsque cela est nécessaire. Parallèlement au LIMS, les modules Odoo de comptabilité, achats, ventes et maintenance ont été mis en service. Jennifer Defoux a dirigé le projet pour Dynapps ; quatre mois se sont écoulés entre le lancement et la mise en service du premier service, l'équipe de 16 personnes de ce laboratoire ayant adopté le système d'un seul coup plutôt que par vagues successives.

Modules : LIMS (cycle de vie des échantillons · paramètres d'essai par discipline · rapports à deux niveaux), comptabilité Odoo, achats, ventes, maintenance.

Notre studio

Une rigueur constante.

Tout processus de travail faisant le lien entre le laboratoire et l'ERP devait être géré sur une seule et même plateforme, et non servir de passerelle entre les deux systèmes. C'est cette règle qui a fait du LIMS le choix naturel dès que la question de l'ERP a été mise sur la table, et elle est restée la règle pour toutes les décisions ultérieures prises au cours du déploiement.

Un scientifique charge des portoirs d'échantillons dans un analyseur de laboratoire
Ce qui a été difficile

Mise en place d'une norme unique de reporting dans sept laboratoires.

C'est le module de reporting qui a ralenti l'équipe, et non pas la partie qui s'est résolue d'elle-même. Sept laboratoires spécialisés avaient chacun leurs propres conventions quant à la présentation des rapports. La tâche était plus ardue que la simple numérisation de l’un d’entre eux : il fallait d’abord s’accorder sur une norme de reporting universelle applicable à tous les départements, puis y superposer les couches spécifiques à chaque département, sans pour autant gommer les spécificités. Le compromis, c’était le temps. Hajer l'a dit sans détour : « Il nous a fallu un certain temps pour mettre au point le système de reporting, mais une fois cela fait, nous étions opérationnels. »

Laboratoires
Avant, nous fournissions des feuilles de calcul créées manuellement, dont la réalisation prenait deux semaines. Aujourd’hui, je peux facilement filtrer et exporter des rapports ; cela fait une énorme différence.
Hajer Al-Futaisi

Hajer Al-Futaisi

Responsable du service d'analyse alimentaire, Lonestar Alpha Laboratories
Comment ce travail nous a transformés

Ce que Lonestar a appris à Dynapps sur les déploiements multi-laboratoires.

La présence de Lonestar dans sept départements a permis à Dynapps d'affiner son approche des déploiements multi-laboratoires. Deux modèles ont été adoptés. La méthodologie de déploiement multi-laboratoires a été repensée autour de la création d'ensembles de données consolidés : il s'agit de s'accorder une fois pour toutes sur la structure commune, puis d'y superposer les spécificités propres à chaque laboratoire, plutôt que de repartir de zéro à chaque fois. Le moteur de rapports a également été modifié pour s'adapter aux environnements multi-laboratoires, prenant en charge le modèle de reporting « universel plus spécifique » requis par la configuration de Lonestar. L'objectif à plus long terme est de déployer un nouveau laboratoire sur la plateforme en quelques jours, et non en plusieurs mois. L'expansion de Lonestar dans la région EMEA constitue le premier test.

Une photo d'un laboratoire

Les chiffres

D'ici 2024, les analyses de laboratoire, la planification des ressources d'entreprise (ERP) et le reporting fonctionneront sur une seule et même plateforme intégrée.

Ce qui n'était autrefois que deux maillons manquants – un LIMS obsolète et l'absence d'un ERP en arrière-plan – n'est plus qu'une seule et même plateforme. Le LIMS gère le cycle de vie des échantillons et les paramètres d'analyse pour chaque discipline, tandis qu'Odoo prend en charge la comptabilité, les achats, les ventes et la maintenance. Un module de reporting à deux niveaux offre à chaque service une norme commune, complétée par ses propres spécificités. Le reporting de fin de mois, qui obligeait les responsables de laboratoire à s'éloigner de leur poste pendant deux semaines, se résume désormais à un simple filtrage et exportation, et la plateforme est en cours de déploiement, service par service, à l'échelle du groupe.

4

du lancement jusqu'à la mise en service complète du premier service.

16

Le personnel de laboratoire du premier service s'installe en une seule fois le premier jour.

2

Ce qui prenait auparavant des semaines pour chaque rapport standard ne prend désormais que quelques minutes grâce à la fonction « filtrer et exporter ».

3

départements de laboratoire en phase de déploiement ou déjà opérationnels, sur sept.

La véritable victoire

Quand les rapports cessent d'être un projet pour devenir une simple requête.

Au sein de la direction du laboratoire Lonestar, la question qui revenait systématiquement était : « Combien de temps faudra-t-il pour établir les rapports de ce mois-ci ? » Cette question ne constitue plus un frein aux analyses et aux décisions du laboratoire. La posture stratégique évolue : on passe de la gestion de laboratoires qui survivent à leur cycle de reporting à celle de laboratoires dont les données sont disponibles dès qu'on en fait la demande. Les rapports cessent d'être un projet pour devenir une simple requête.

Si cela vous semble familier, discutons-en.

Quelle que soit la direction que prend votre entreprise et les obstacles qu'elle rencontre, un expert ayant déjà mené à bien ce type de projet est la personne idéale vers qui se tourner avant de vous engager dans une voie ou d'opter pour une plateforme.

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  • Mettre en œuvre Odoo

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  • Remplacement d'un système ERP existant

    Le progiciel de gestion intégré (ERP) qui a permis de développer l'entreprise constitue désormais un frein à son développement. Depuis dix ou vingt ans, SAP Business One, Exact, Navision, Sage ou une solution sur mesure est au cœur des opérations, entouré d'intégrations et de tableurs que seules quelques personnes comprennent.

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