Alimentation et boissons

Un seul modèle Odoo pour les 14 sites de production de Puratos répartis sur quatre continents.

Puratos a conservé SAP dans ses plus grands sites et a développé un modèle Odoo unique pour le reste, désormais utilisé sur 14 sites de production répartis sur quatre continents.

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Machine de remplissage distribuant des canettes sur une chaîne de production de boissons

Secteur

Industrie agroalimentaire.

Empreinte écologique

14 sites de production répartis sur 4 continents (Afrique, Asie, Amérique latine, Europe).

Échelle

230 utilisateurs actifs sur un modèle Odoo.

Partenaire Dynapps

Depuis 2019.

Support

Entreprise familiale belge fondée en 1919.

Comment tout a commencé

Avant l'arrivée de Dynapps.

En 2019, Puratos exploitait 75 sites de production répartis dans 55 pays, générant un chiffre d'affaires annuel de 3,1 milliards d'euros en tant qu'entreprise familiale belge fondée en 1919. SAP prenait en charge les installations les plus importantes. Mais Puratos a continué à acquérir des fabricants de plus petite taille en Afrique, en Asie et en Amérique latine, ainsi que des start-ups et des entreprises familiales où l’exposition aux ERP était faible et l’infrastructure informatique inégale. Luc Van Mulders, responsable régional des applications, avait vu ce fossé se creuser pendant des années. Employé chez Puratos depuis 25 ans, il était passé du service financier BeLux à l'informatique internationale en 2012, lorsque le groupe avait déployé SAP comme ERP principal. Une version allégée de SAP avait déjà été testée sur les sites plus petits. Elle restait toutefois trop lourde pour des utilisateurs n'ayant aucune expérience préalable des ERP. La prochaine plateforme devait donc être d'une nature totalement différente.

Pain

Le défi

Là où les fissures sont apparues.

  • La filiale acquise en mode tableur

    Une entreprise de fabrication récemment intégrée au Kenya ou en Slovénie rejoignait le groupe avec ses bons de commande, ses données de production et ses rapprochements financiers répartis dans une douzaine de fichiers Excel. Le reporting du groupe exigeait des chiffres cohérents. Or, les données fournies correspondaient simplement à ce que l'équipe locale avait compilé manuellement.

  • La déclaration d'impôts locale

    L'administration fiscale du Kenya n'acceptait pas les écritures SAP consolidées. Elle exigeait que les déclarations transitent par des dispositifs électroniques spécifiques et des interfaces gouvernementales auxquels aucun système central ne pouvait répondre à lui seul. Ce schéma se répétait dans chaque nouveau pays, chaque autorité de régulation ayant sa propre logique de déclaration.

  • La version allégée qui n'était pourtant pas encore assez légère

    Avant l'arrivée d'Odoo, Puratos avait testé une version allégée de son ERP phare sur ses sites de plus petite taille. Mais le système restait trop complexe. Trop d'écrans, trop de processus, trop de formation pour des collaborateurs qui n'avaient jamais utilisé d'ERP auparavant.

Le tournant

Pourquoi Puratos a préféré un modèle Odoo à un système SAP plus léger ou à des ERP spécifiques à chaque pays.

En 2019, la tendance était claire. Puratos allait continuer à acquérir des entreprises sur des marchés où les coûts et la complexité de SAP ne permettraient jamais de rattraper le retard. La question n’était pas de savoir s’il fallait mettre en place un ERP, mais plutôt lequel choisir et avec qui. Deux partenaires de mise en œuvre ont été présélectionnés : Dynapps et Logic Soft. Tous deux avaient été présentés par le chargé de compte d’Odoo, qui avait compris qu’une multinationale confrontée à la complexité réglementaire de Puratos aurait besoin d’un partenaire d’envergure équivalente. Puratos a choisi Dynapps, jugé le plus à même de répondre aux exigences d’un travail international impliquant plusieurs pays. Trois options s’offraient alors à l’entreprise.

  • 01

    Une version allégée de SAP

    On a déjà essayé, on a déjà écarté cette solution, qui reste trop lourde pour les sites disposant de ressources informatiques limitées.

  • 02

    Un ERP destiné au marché intermédiaire différent selon les pays

    Écartée pour la raison habituelle : pas d'économies d'échelle, pas de reporting groupé cohérent, pas de modèle unique à mettre à jour.

  • 03

    Odoo, sur la base d'un modèle unique, avec un seul partenaire de mise en œuvre expérimenté

    Luc cite trois raisons précises : le fait qu'il s'agisse d'une solution en ligne, ce qui évite toute installation locale ; son intuitivité, qu'il a comparée en interne à « jouer avec un iPad » ; et ses solides fonctionnalités de localisation intégrées, particulièrement adaptées aux marchés fortement réglementés où Puratos réalisait la plupart de ses acquisitions.

Un ouvrier manipulant des rouleaux de fromage dans un atelier de production

Comment le déploiement s'est réellement déroulé

D'ici le lancement au Kenya, il reste moins de deux mois, puis viendra le déploiement sur plusieurs sites.

  • 2019

    Coup d'envoi de l'Odoo Experience. Modèle conçu en collaboration avec Dynapps.

  • 2020

    Le Kenya est désormais opérationnel, moins de deux mois après le lancement du projet.

  • 2021

    La Corée, Taïwan, la Slovénie et d'autres sites suivront. Les 5 000 lignes de commandes mensuelles de la Corée et la logistique externe alimentent le flux EDI dans le modèle, qui est affiné à chaque nouvelle version.

  • Récents

    L'Équateur est le dernier en date ; 14 sites au total.

Ce que nous avons réellement réalisé

Ce que tous les sites Puratos utilisent : cinq modules Odoo sur un modèle commun.

Cinq modules Odoo constituent la colonne vertébrale de chaque déploiement : Ventes, Stock, Fabrication, Comptabilité et Achats. C'est le module Comptabilité qui revêt la plus grande importance : chaque site aligne sa comptabilité sur la structure comptable analytique mondiale de Puratos, tout en respectant les règles locales en matière de déclaration fiscale, qui varient d'un pays à l'autre. Un flux EDI a été ajouté par la suite, alors qu’il n’était pas prévu à l’origine, et fait désormais partie de chaque déploiement.

Le projet pilote au Kenya a été mené par un consultant Dynapps aux côtés d'une équipe financière de Puratos composée de deux personnes, Fran et Johan, qui ont piloté le déploiement du côté client, du lancement à la mise en service, en moins de deux mois. Après la mise en service au Kenya, Dynapps est passé du rôle de prestataire à celui de contrôleur qualité : chaque partenaire Odoo Gold local soumettant du code pour un nouveau pays passe désormais par un processus documenté de Dynapps avant d'être intégré au modèle.

Modules : ventes, gestion des stocks, production, comptabilité, achats, EDI.

Notre studio

Une rigueur constante.

La mission s'est déroulée selon un principe auquel Puratos a donné un nom : préserver le modèle et ne procéder à des adaptations que lorsque la réglementation l'impose. La configuration standard du pack Odoo est mise en place en premier ; la personnalisation est réservée aux cas où une réglementation locale spécifique ou une réalité commerciale justifie le coût. Luc a établi cette norme dès le début. Elle a tenu bon et a survécu à la première mise à jour.

Alambics en cuivre dans une distillerie
Ce qui a été difficile

Ce qui a été difficile : abandonner une mise à jour à moitié terminée.

La première mise à niveau majeure d'Odoo ne s'est pas déroulée sans heurts. Puratos avait confié cette mise à niveau à un autre partenaire afin de réduire les coûts. Le processus s'est enlisé. Un samedi soir, Luc a appelé Dynapps alors que la mise à niveau était bloquée pour demander s'il était possible de la sauver. La réponse honnête de Dynapps a été : arrêtez, préparez-vous mieux, revenez dans deux semaines. La mise à niveau a été annulée. Deux semaines plus tard, grâce à la préparation sur laquelle Dynapps avait insisté, elle s'est déroulée sans encombre.

Le plus difficile n'était pas la solution technique. Il s'agissait plutôt d'admettre que le choix de confier la mise à niveau à un partenaire moins cher avait été une erreur, et d'accepter que la bonne décision était de mettre fin à une mise à niveau à moitié achevée au pire moment possible du calendrier du projet. Luc le dit sans détour : ce fut une dure leçon.

Alimentation et boissons
Odoo, c'est comme jouer avec un iPad. C'est exactement ce qu'il vous faut lorsque vous vous lancez au Kenya ou en Corée avec une équipe qui n'a jamais utilisé d'ERP auparavant.
Luc van Mulders

Luc Van Mulders

Responsable régional des applications chez Puratos
Comment ce travail nous a transformés

D'exécutant à plein temps à garant de la qualité des modèles.

La nature de la collaboration a évolué à mesure que le déploiement prenait de l'ampleur. À ses débuts, Dynapps était le prestataire chargé de développer le modèle initial aux côtés de Fran et Johan au Kenya. Après la mise en service au Kenya, son rôle a évolué : garant de la qualité du code pour chaque nouveau pays, chef de projet pour les escalades lorsque Puratos et un Gold Partner local ne parvenaient pas à s’entendre, et conseiller pour les décisions architecturales d’envergure. Puratos fait appel à des Gold Partners locaux moins coûteux pour l’essentiel du travail spécifique à chaque pays ; Dynapps veille au respect des normes et intervient lorsque les choses tournent mal. Le rythme s'est ralenti à mesure que la confiance s'est renforcée : ce qui avait commencé par un appel hebdomadaire s'est stabilisé sur un rythme de trois semaines, articulé autour de versions et de sujets spécifiques, et ne constitue plus le cadre permanent dont le déploiement avait initialement besoin.

Du pain tout juste sorti du four

Les chiffres

Résultat : 14 sites et 230 utilisateurs sur un seul modèle.

Un seul modèle permet désormais d'assurer la production sur quatre continents, et les nouveaux sites sont intégrés via un processus de contrôle qualité documenté, plutôt que par le biais d'une nouvelle sélection de système ERP à chaque fois.

14

sites de production utilisant le même modèle Odoo

230

utilisateurs actifs dans le monde entier.

moins de 2 mois

lancement de la mise en service du projet pilote au Kenya.

4

continents couverts : Afrique, Asie, Amérique latine, Europe.

La véritable victoire

Du système ERP à la rapidité avec laquelle le prochain site passe le contrôle qualité.

Lorsque la prochaine acquisition s'inscrit dans la feuille de route de Puratos, la question n'est pas de savoir quel ERP doit être mis en place sur ce site. Il s'agit plutôt de déterminer quelle version du modèle convient le mieux, et à quelle vitesse le partenaire Odoo local peut passer le contrôle qualité. C'est ce changement, passant de la faisabilité à la rapidité de mise en service, que le modèle a été conçu pour rendre possible. Il protège également le partenariat : chaque nouveau pays apporte à Dynapps un nouvel ensemble de cas particuliers, et le modèle devient plus difficile à contourner à chaque site mis en service.

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  • Alimentation et boissons

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