Vente au détail et en gros

Une seule plateforme Odoo : du point de vente à la tablette pour les services sur le terrain.

Lorsque son système ERP existant est arrivé en fin de vie, ce distributeur belge de matériel électrique, fort de 60 ans d'expérience, a regroupé ses ventes en magasin, la gestion des stocks, la comptabilité et le service après-vente sur une plateforme Odoo unique grâce au module Dynapps Retail.

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Magasin Elektro Van Assche

Secteur

Commerce de détail. Électroménager et installations domestiques

Empreinte écologique

1 magasin, Zingem (Kruisem), Belgique · 2 000 m² de surface de vente

Échelle

30 collaborateurs spécialisés ; électroménager, téléphonie, multimédia, chaudières, chauffage

Partenaire Dynapps

Depuis 2021.

Support

Entreprise familiale (famille Van Assche) depuis plus de 60 ans.

Comment tout a commencé

Avant l'arrivée de Dynapps.

En 2021, Elektro Van Assche, un magasin d'électroménager familial établi depuis 60 ans à Zingem, près de Kruisem en Flandre orientale, gérait ses opérations administratives à l'aide d'un progiciel de gestion intégré (ERP) vieillissant qui avait atteint sa fin de vie. Conny Van Assche, propriétaire et directeur général, voyait le choix s'imposer : le système en place n'étant plus pris en charge, les 30 employés du magasin et ses techniciens de maintenance sur le terrain fonctionnaient en sursis. La gamme de produits (petit et gros électroménager, téléphonie et multimédia, ainsi que des chaudières électriques et des systèmes de chauffage) impliquait que le prochain ERP devait gérer à la fois les ventes rapides au comptoir et les travaux d’installation planifiés, sur un même système.

Deux collègues examinent un ordinateur portable dans une salle de réunion

Le défi

Là où les fissures sont apparues.

Ces frictions n'étaient pas catastrophiques. C'était le genre de problèmes qui s'accumulent insidieusement au fil des ans. Conny, qui jette un regard rétrospectif depuis la mise en place du nouveau système, déclare : « En réalité, le processus est plus fluide et plus efficace qu'avant. » Voici trois points précis où ces frictions se manifestaient :

  • Au comptoir

    De nombreux produits sont suffisamment petits pour que les clients s'attendent à pouvoir les prendre, payer et repartir en quelques minutes. Lorsque le passage en caisse dépend d'un système de gestion interne qui ne communique pas efficacement avec la caisse, chaque transaction fait perdre du temps au client suivant dans la file d'attente.

  • Le technicien à la porte

    Avant la mise en place d'Odoo, les techniciens se déplaçaient sans tablette. Les heures étaient consignées sur papier, les accessoires notés à la main, les signatures apposées sur des formulaires en double exemplaire, puis retranscrites au bureau avant d'être transmises à la comptabilité. Chaque étape de ce processus risquait de faire perdre une information ou d'entraîner une erreur de saisie.

  • Sur le site web

    Les données produit étaient gérées dans Niwzi (le système PIM utilisé par l'entreprise), les stocks et les ventes dans l'ERP existant, et le site web s'alimentait à partir d'une troisième source. Assurer la synchronisation de ces trois éléments représentait une charge de travail modeste mais constante : un client venait acheter un article que le site indiquait comme étant en stock, ou évitait d'en acheter un qui l'était.

Le tournant

Pourquoi Elektro Van Assche a choisi Odoo et le module Dynapps Retail.

Le système ERP en place avait atteint sa fin de vie, et il n'était plus envisageable de conserver le système existant. La question n'était pas de savoir quel nouveau système ERP serait le meilleur, mais plutôt s'il fallait abandonner l'ancien et qui pourrait aider Elektro Van Assche à trouver une solution stable. Deux options s'offraient à nous :

  • 01

    Continuer à utiliser l'ancien système

    Repousser la date de fin de vie aussi loin que possible, corriger ce qui ne fonctionne plus, accepter la lente dégradation. Éliminé : la question n'était pas de savoir si cela arriverait, mais quand, et la caisse ainsi que la route mettaient déjà le système à rude épreuve.

  • 02

    Passez à Odoo avec Dynapps

    L'équipe de Conny avait déjà découvert Odoo en interne ; il restait donc à choisir un partenaire. Conny a choisi Dynapps pour son approche personnalisée et son expérience dans le commerce de détail, une solution conçue pour le terrain qui a permis à l'équipe de se lancer rapidement. Cette expertise sectorielle, le module Dynapps Retail et la relation de travail sur laquelle Conny comptait encore un an plus tard ont été déterminants dans sa décision.

Dans un magasin d'ustensiles de cuisine, un présentoir mural où sont accrochées, sur des tringles, des poêles antiadhésives de différentes tailles, chacune munie d'une étiquette de prix rouge.

Comment le déploiement s'est réellement déroulé

Comment Elektro Van Assche a mis en service sa solution Odoo Retail.

  • 2021

    Le système ERP actuel est arrivé en fin de vie. L'équipe de Conny a découvert Odoo grâce à une recommandation interne, et la recherche s'est alors orientée vers le choix d'un partenaire.

  • 2022

    Mise en œuvre du module Dynapps Retail, couvrant les points de vente, les services sur le terrain et l'intégration du PIM Niwzi.

  • 2024

    Au moment du témoignage de Conny, mi-2024, l'équipe en magasin, les techniciens itinérants et le site web fonctionnaient tous sur une seule et même plateforme Odoo.

Ce que nous avons réellement réalisé

Ce qu'Elektro Van Assche a développé sur Odoo : un comptoir, un site web et une application mobile.

Le module POS partage une même installation Odoo avec la gestion des stocks, les ventes, la comptabilité et la base de données clients ; ainsi, une transaction rapide ne se résume plus à une succession de transferts entre des outils déconnectés. Un module dédié au service sur le terrain équipe chaque camionnette d’une tablette. Les techniciens enregistrent leur temps sur place, répertorient les accessoires et recueillent les signatures, et l'ensemble du dossier est directement transmis au service après-vente et à la comptabilité. Niwzi, le PIM déjà utilisé par l'entreprise, reste la base de données centrale des produits. Odoo y extrait les données sur les produits et la disponibilité des stocks, y compris pour le site web. Ne déplacez pas le PIM, intégrez-le. Deux consultants Dynapps et trois collaborateurs clés du côté d'Elektro Van Assche, soutenus par des utilisateurs clés. Une petite équipe qui a permis de prendre des décisions rapidement et de raccourcir les boucles de rétroaction.

Modules : CRM, ventes, achats, stocks, facturation, comptabilité, point de vente, projets, feuilles de temps, services sur le terrain, documents, contacts, agenda, employés, tableaux de bord, studio.

Notre studio

Une rigueur constante.

Le principe de fonctionnement auquel Dynapps a donné son nom : le module de vente au détail d'abord. La configuration standard d'un ensemble Odoo spécifique à un secteur est mise en place avant toute personnalisation, celle-ci étant réservée aux cas où une réalité métier particulière justifie le coût. Pour Elektro Van Assche, l'ensemble a été déployé en premier ; les intégrations ont suivi.

Un magasinier scannant un code-barres à l'aide d'une tablette
Ce qui a été difficile

Former le personnel en situation réelle sans ralentir le passage en caisse.

Deux aspects de la mission n’ont pas pu être menés en mode « pilote automatique » pour l’équipe de Dynapps. Le premier consistait à former l’équipe en magasin sans ralentir l’activité : le magasin est ouvert six jours par semaine dans un environnement commercial très animé, il n’y avait donc pas de moment calme permettant de retirer le personnel de la vente pour des sessions en salle de formation. L'équipe a appris le nouveau système en direct, alors que les clients continuaient d'affluer et que la vitesse de passage en caisse ne pouvait pas baisser ; le plan de formation a donc dû s'adapter au rythme des journées de travail plutôt que l'inverse. Le deuxième défi a été de maintenir le périmètre du projet. Dans un projet qui touche à la fois la caisse, la logistique et la comptabilité, la tentation est grande de tout regrouper, et Dynapps a dû résister à cette tentation à plusieurs reprises. La première phase a été délibérément limitée à l'essentiel (ventes, points de vente, stocks, données clients), et les optimisations ont été reportées à une phase ultérieure, même lorsqu'elles auraient pu être utiles plus tôt.

Vente au détail et en gros
Notre collaboration avec Dynapps revêt un caractère très personnel ; ce sont des professionnels chevronnés dotés d'une grande expertise technique.
Conny Van Assche

Conny Van Ascche

Propriétaire et directeur général chez Elektro Van Assche
La véritable victoire

De « Comment enregistrer ça ? » à « Que vendons-nous ensuite ? »

Ce qui a changé chez Elektro Van Assche ne se résume pas à une simple statistique. Il s’agit d’un changement dans la manière dont le travail s’organise. Auparavant, le comptoir, l’atelier, les déplacements, la comptabilité et le site web fonctionnaient chacun à leur propre rythme ; chaque transfert était un point de rupture où une étape se perdait ou un client attendait. Désormais, la caisse et la tablette alimentent le même registre à la fin de la journée, et le site web puise les données sur les produits et les stocks à partir de la même source que celle sur laquelle travaille l’équipe en magasin. La question qui se pose en magasin n’est plus « comment enregistrer cette transaction ? », mais « quel produit allons-nous vendre ensuite ? ». Conny résume la stratégie en ses propres termes : « Aujourd’hui, nous profitons pleinement des capacités offertes par ce progiciel ERP évolutif, qui nous permet de faciliter encore davantage notre croissance. » Pour une entreprise familiale de 60 ans qui compte bien être encore là dans 60 ans, le gain réside dans le fait que le back-office cesse d’être un obstacle que l’équipe doit contourner. Il devient un système avec lequel l’équipe évolue.

Si cela vous semble familier, discutons-en.

Quelle que soit la direction que prend votre entreprise et les obstacles qu'elle rencontre, un expert ayant déjà mené à bien ce type de projet est la personne idéale vers qui se tourner avant de vous engager dans une voie ou d'opter pour une plateforme.

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