TM Technics : une plateforme Odoo pour la construction et la production.
Après l'échec d'une précédente tentative de mise en place d'un ERP qui avait sapé le moral de l'équipe, TM Technics a opté pour une nouvelle solution Odoo en collaboration avec Dynapps. Le système a été mis en service le 1er juillet 2023 avec 19 utilisateurs répartis entre les services de la construction, de la production et de l'estimation des coûts de projet.
Secteur
Construction, puis passage à la fabrication.
Empreinte écologique
Belgique (Houthalen), parfois aux Pays-Bas.
Échelle
34 employés, 19 utilisateurs sur Odoo.
Partenaire de Dynapps
Depuis 2023.
Soutien
Entreprise familiale (Tom et Els Stappers).
Avant l'arrivée de Dynapps.
Au printemps 2022, TM Technics était confrontée à un problème qui n’était pas purement opérationnel. Un précédent projet ERP avait été tenté, n’avait pas abouti et avait entraîné des pertes financières substantielles. Pire encore, cela avait sapé le moral de l’équipe : les collaborateurs avaient perdu toute motivation à l’égard des systèmes ERP en général. À l’origine, Tom Stappers avait fondé l’entreprise en tant que société de construction et de montage ; la production représentait désormais une part importante du chiffre d’affaires, et son épouse Els, désormais également directrice générale, dirigeait cette nouvelle tentative. Un cabinet de conseil en transformation numérique, Brain-Storm BV, représenté par Tim Drijkoningen, avait déjà été sollicité pour aider à définir le périmètre du projet de remplacement. La question qui se posait n’était pas de savoir s’il fallait retenter l’aventure ERP, mais qui serait capable de mener à bien cette deuxième tentative là où la première avait échoué.
Le défi
Là où les fissures étaient visibles.
Démotivation due à un projet qui n'a pas abouti
De l'argent avait été dépensé, du temps investi, de l'énergie consacrée. Le précédent projet ERP n'avait pas tenu ses promesses, et l'équipe l'avait pris personnellement. En 2022, le mot « ERP » suscitait davantage de scepticisme que de curiosité parmi les collaborateurs. Toute nouvelle tentative devait regagner la confiance de cette équipe avant de pouvoir remporter quoi que ce soit d’autre.
L'acier aux prix de la guerre
Lorsque la guerre en Ukraine a fait grimper les prix de l'acier du jour au lendemain, TM Technics n'a pas pu réajuster ses tarifs assez rapidement. Les devis envoyés le lundi ne correspondaient déjà plus à la réalité dès le milieu de la semaine, et l'équipe ne disposait d'aucune vue d'ensemble du système qui aurait pu l'aider à réajuster ses prix. Il s'agissait d'un problème lié à la préparation du système, et non d'un problème financier.
Une rentabilité qui se manifeste trop tard
La visibilité sur les coûts liés à la construction et à la production était fragmentée entre différents services. À la clôture d’un projet, le calcul qui aurait dû servir de base à l’offre n’était effectué qu’a posteriori. L’entreprise n’était pas en mesure de déterminer, au moment où cela comptait vraiment, si le prix avait couvert les coûts réels ni quelle était la marge effective.
Pourquoi TM Technics a décidé de se lancer une deuxième fois dans l'ERP avec Odoo et Dynapps.
Le déclencheur a été une conjonction de facteurs. La production représentait désormais une part importante du chiffre d’affaires. La guerre en Ukraine avait fait grimper les prix de l’acier du jour au lendemain, et l’entreprise ne disposait d’aucune vue d’ensemble lui permettant de réajuster rapidement ses prix. Le précédent projet ERP, qui n’avait pas abouti, était encore frais dans les mémoires. De l’argent avait été dépensé. Mais surtout, la motivation avait disparu. Ce dernier point a orienté le deuxième choix dès le départ. Les critères ne portaient plus uniquement sur l’adéquation du logiciel. Il s’agissait de savoir si une nouvelle tentative pourrait convaincre le personnel de terrain qu’il ne s’agirait pas d’un nouveau fiasco.
Il y a trois filtres dans la pièce :
La rapidité de mise en valeur prime sur l'étendue des fonctionnalités.
Une mise en œuvre trop longue aurait risqué d'entraîner un deuxième blocage, et un deuxième blocage aurait été perçu comme la preuve que le système ERP lui-même était à l'origine du problème. La solution suivante devait donc être mise en place rapidement.
Un partenaire qui reste à nos côtés, et non pas celui qui a la liste de références la plus longue.
La première tentative avait échoué en partie parce que la relation était de nature purement transactionnelle. Cette fois-ci, le critère était de savoir qui serait encore présent au neuvième mois, et non pas qui affichait le plus de logos sur une diapositive.
Un partenaire capable de s'intégrer pleinement au fonctionnement concret de l'entreprise.
La société Brain-Storm BV, représentée par Tim Drijkoningen, a défini le périmètre du projet de remplacement. Le choix s'est porté sur Odoo, en partenariat avec Dynapps. Els est très claire : elle voulait quelqu'un qui resterait sur le terrain lorsque des changements s'imposeraient, et non quelqu'un qui se contenterait de livrer un logiciel avant de se désengager.
Comment le déploiement s'est réellement déroulé
Comment TM Technics a mis en service sa solution Odoo en quinze mois.
Début 2022
Premier contact avec Dynapps lors de l'Odoo Tour à Genk.
Fin 2022
Phase d'ateliers, menée à un rythme soutenu.
Début 2023
Phase d'élaboration, en étroite collaboration avec Els, qui fait office d'interlocuteur unique.
Fin 2023
Mise en production sur Odoo. Selon Els, tout s'est déroulé sans encombre et sans erreur.
2026
Ils utilisent toujours la version avec laquelle ils ont été mis en service. Aucune mise à jour n'a encore été effectuée.
Ce que TM Technics a développé sur Odoo : sept modules et un outil de calcul.
Sept modules Odoo, ainsi qu'un outil de calcul sur mesure. Cet outil a permis d'unifier la visibilité sur les coûts et d'intégrer la gestion budgétaire dès la phase d'offre.
Auparavant, les calculs étaient répartis entre plusieurs centres de coûts, sans vue d'ensemble commune ; la rentabilité au niveau des projets n'apparaissait que trop tard. Désormais, ces mêmes chiffres sont regroupés en un seul endroit dès l'élaboration d'un devis.
L'équipe chargée de la mission était réduite : deux consultants fonctionnels de Dynapps (un spécialisé en logistique, l'autre en finance), un consultant technique, ainsi qu'Els en tant qu'interlocutrice unique, auxquels s'ajoutaient jusqu'à trois autres personnes pour participer aux ateliers. Les consultants se sont intégrés au sein de l'équipe de terrain, ont mené des entretiens et ont observé le fonctionnement réel de la production.
Modules : CRM, ventes, achats, stocks, production, gestion de projets, comptabilité, outil de calcul personnalisé.
La rigueur à tous les niveaux.
Un principe de fonctionnement a été respecté tout au long du projet : privilégier d'abord la version standard d'Odoo, et ne recourir à la personnalisation que lorsque cela se justifiait par un cas d'utilisation spécifique. L'outil de calcul personnalisé est le seul cas où ce principe a été délibérément assoupli, car il s'agissait du seul cas où un besoin métier spécifique l'emportait sur le coût de développement.
Quand « Odoo standard » ne signifie pas « standard » pour tout le monde.
Le moment le plus difficile n'était pas d'ordre technique. Un collaborateur de longue date chez TM Technics avait sa propre méthode de travail, acquise au fil des années, et il n'était pas disposé à adopter un nouveau système selon le calendrier imposé par quelqu'un d'autre. Insister aurait risqué de recréer exactement la démotivation que cette deuxième tentative était censée éviter.
L'équipe chargée du projet a fait un compromis délibéré. Les modules d’Odoo qu’il aurait dû utiliser ont été réduits au strict minimum nécessaire pour permettre à l’entreprise d’obtenir les données dont elle avait besoin. Il a conservé l’essentiel de son flux de travail existant et n’a saisi dans le système que le strict nécessaire pour que TM Technics dispose des éléments indispensables à l’analyse des coûts. Du point de vue de l’entreprise, cela n’a eu aucune autre incidence négative.
Cette leçon, intitulée sans détour « Odoo standard d’abord », ne signifie pas toujours que chaque membre de l’équipe doive adopter la configuration standard. Il arrive parfois que le parcours d’une personne au sein du système prenne une forme différente, et accepter cela est le prix à payer pour que tout le monde continue d’avancer.
Il est impossible qu'un seul membre de votre équipe maîtrise tous les aspects de l'ERP. Vous avez besoin d'un partenaire qui s'y connaît.
Els Stappers
Directeur général, TM TechnicsLes ateliers organisés en série permettent de réduire le temps de prise de décision.
Des ateliers programmés à intervalles rapprochés réduisent le temps de prise de décision. TM Technics a mené sa phase d’ateliers en octobre et novembre 2022, les uns à la suite des autres, et le projet a franchi la phase d’élaboration plus rapidement qu’un calendrier plus espacé ne l’aurait permis. Ce modèle n’était pas une invention ; Dynapps le connaissait déjà en partie avant TM Technics. Ce que TM Technics a fait, c’est de le confirmer avec suffisamment de force pour que la recommandation d’un bloc d’ateliers regroupés soit désormais formulée de manière plus délibérée, lorsque le client en a la capacité. Il s’agit davantage d’une adaptation mineure que d’un nouveau modèle, et le fait de nommer cette échelle fait partie de la leçon à retenir.
Les chiffres
À la mi-2023, les activités de construction et de production fonctionnaient toutes deux sur une seule plateforme Odoo.
La deuxième tentative a abouti là où la première avait échoué. La gestion de la construction, de la production et des coûts de projet a été regroupée sur une seule plateforme Odoo lors d’une mise en service unique le 1er juillet 2023, qui s’est déroulée sans heurts et sans erreur, avec dix-neuf utilisateurs sur le site. Sept modules standard prennent en charge le travail quotidien, tandis que l’outil sur mesure, le moteur de calcul, assure la visibilité des coûts au même endroit où l’offre est élaborée.
19
Les utilisateurs travaillent sur Odoo.
15
mois se sont écoulés entre le premier contact lors de l'Odoo Tour de Genk (avril 2022) et la mise en service (1er juillet 2023).
7
les modules Odoo standard, ainsi qu'un outil de calcul sur mesure.
De « Est-ce qu'on a bien fixé le prix ? » à « Est-ce qu'on fixe le prix correctement ? »
Chez TM Technics, la question centrale a changé. Auparavant, la rentabilité d’un projet faisait l’objet d’une analyse rétrospective : une fois le projet clôturé, le service financier tentait de déterminer si le prix proposé avait couvert le coût réel. Désormais, la question est posée en amont. Dès la phase d’offre, l’outil de calcul met en évidence les éléments de coût, et la question devient « notre tarification est-elle correcte ? » plutôt que « avons-nous correctement tarifé cela ? ». Ce changement de perspective, qui consiste à envisager la marge non plus rétrospectivement mais prospectivement, est le gain qui a justifié cette unique personnalisation. C’est également ce qui explique le succès de cette deuxième tentative de mise en place d’un ERP : cette fois-ci, le système intervient au moment même où les décisions sont prises.
Si cela vous semble familier, discutons-en.
Quelle que soit la direction que prend votre entreprise et quels que soient les obstacles qu’elle rencontre, un expert ayant déjà mené à bien ce type de projet est la personne idéale vers qui se tourner avant de vous engager dans une orientation ou sur une plateforme.
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Remplacement d'un ERP hérité
Le progiciel de gestion intégré (ERP) qui a permis de développer l'entreprise constitue désormais un frein à son développement. Depuis dix ou vingt ans, SAP Business One, Exact, Navision, Sage ou une solution sur mesure est au cœur des opérations, entouré d'intégrations et de tableurs que seules quelques personnes comprennent.
Fabrication
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