Services professionnelsEvolink : une plateforme Odoo unique pour une entreprise du secteur des technologies de l'information et des télécommunications, mise en service sur quatre sites suisses en trois mois.
En trois mois, Evolink a remplacé ses différents outils de devis, de gestion de projets, de feuilles de temps et de facturation par une seule plateforme Odoo, mettant ainsi fin aux pertes de travail facturable entre les différents systèmes.
Secteur
Services. Services gérés en informatique et télécommunications.
Empreinte écologique
Suisse (Suisse romande). Quatre sites : Daillens (siège), Rossens, Sion, Carouge
Échelle
Environ 40 employés ; s'adresse à des PME comptant entre 10 et 50 salariés.
Partenaire Dynapps
Depuis 2024.
Pourquoi une entreprise suisse en pleine expansion dans le secteur des technologies de l'information et des télécommunications a fini par se lasser de ses outils disparates.
En 2024, Evolink SA, fournisseur de services informatiques et de télécommunications gérés destinés aux petites et moyennes entreprises de Suisse romande, comptait environ quarante collaborateurs répartis sur quatre sites : Daillens, Rossens, Sion et Carouge. Pour Yves Contat, PDG de l’entreprise, le mode de fonctionnement d’Evolink ne suivait plus le rythme de cette croissance. Le travail était exceptionnellement varié pour une entreprise de cette taille : facturation clients et fournisseurs, abonnements, gestion de projets, feuilles de temps… et chaque aspect était géré par un outil distinct. Un choix s’imposait : continuer à bricoler des outils entre eux, ou faire passer l’ensemble de l’entreprise sur un seul système.
Le défi
Des heures saisies à plusieurs reprises, des devis épars et des travaux non facturés répartis entre différents outils sans lien entre eux.
Les horaires, à deux endroits à la fois
Un technicien enregistrait ses heures dans un programme alors que la mission correspondante était gérée dans un autre ; du coup, les employés devaient ressaisir manuellement les mêmes données, et les chiffres correspondaient rarement. Le problème venait du copier-coller entre les modules, et non des clients eux-mêmes.
Cotations à gauche, horaires à droite
Comme les offres étaient gérées dans un système et la facturation dans d'autres, il fallait ouvrir plusieurs systèmes et espérer que leurs données concordent pour obtenir une vue d'ensemble du client. Le risque d'erreur était élevé et il n'existait pas de vue centralisée.
Un travail qui, discrètement, n'a jamais été facturé
Comme les différentes branches de l'entreprise fonctionnaient de manière isolée, des détails passaient inaperçus : une ligne oubliée par-ci, une prestation non facturée par-là, et personne ne se rendait compte de la fuite tant qu'elle durait.
Pourquoi Evolink a préféré Odoo à un ERP plus lourd, et Dynapps à un partenaire plus important.
Le déclencheur a été la croissance de l'entreprise, qui a fini par dépasser les capacités de l'outillage existant. Avec une quarantaine d'employés, le temps perdu à jongler entre les différents systèmes était devenu trop important pour être compensé, et l'entreprise a décidé de tout centraliser dans un seul ERP et d'abandonner ses outils disparates. Il fallait régler deux questions dans l'ordre : d'abord l'ERP, puis le partenaire. Les options envisagées étaient les suivantes :
Un progiciel de gestion intégré (ERP) plus complet et de premier plan
Écarté pour des raisons de coût. Pour une PME de Suisse romande, le coût mensuel de la licence a un impact direct sur la trésorerie, et les grands noms se sont mis hors jeu en proposant des tarifs trop élevés pour une entreprise de la taille d'Evolink.
Un partenaire de mise en œuvre de renom
Le choix s'est imposé naturellement. Evolink recherchait la proximité et une approche à taille humaine, un partenaire pour qui vous n'êtes pas simplement un numéro, plutôt que de n'être qu'un compte parmi tant d'autres au sein d'un grand groupe.
Odoo, développé avec Dynapps
Odoo s'est imposé grâce à ses fonctionnalités intégrées, son coût et sa flexibilité : disposant de ses propres développeurs et ayant des besoins très spécifiques, Evolink recherchait un produit ouvert qu'elle pourrait adapter à ses besoins, et surtout, la simplicité. Dynapps, située à quelques kilomètres de l'une des succursales d'Evolink en Suisse romande, a apporté cette dimension humaine qui est à l'origine de la relation gagnant-gagnant d'aujourd'hui.
Comment le déploiement s'est réellement déroulé
Comment Evolink a mis en place son système Odoo en trois mois.
2024
Tout commence avec Dynapps.
Début 2025
Une mise en service unique pour l'ensemble de la plateforme, programmée pour coïncider avec l'exercice comptable afin d'éviter de changer de système ERP en cours d'année.
Fin 2025
Le système est désormais pleinement stabilisé ; il est actuellement en pleine production, et de nouveaux modules sont en cours d'ajout.
Comment Evolink gère l'ensemble du processus, du devis à la facturation, sur une seule plateforme Odoo.
Le principe était simple : commencer par les modules les plus importants, dans des délais serrés, sans se laisser freiner par les processus fragmentés des anciens outils. Un système que l'équipe utiliserait réellement, et non pas une nouvelle pile technologique avec laquelle se battre.
Une seule plateforme Odoo a permis d'intégrer tous les outils distincts : le CRM, une nouveauté pour Evolink, ainsi que la gestion des devis, la gestion de projet, les feuilles de temps, la facturation, la comptabilité, les abonnements, les congés et les heures supplémentaires. La colonne vertébrale est la chaîne « deal-to-cash » : un ticket CRM devient une offre, et une fois acceptée, elle déclenche un projet avec des jalons et des feuilles de temps générées automatiquement jusqu’à la facturation finale. La gestion de projet a été la plus poussée, car cette chaîne est au cœur de l’activité. La mise en place a duré environ trois mois, avec trois consultants de Dynapps Switzerland, un développeur interne à temps plein et le PDG à environ 20 %.
Modules : CRM, devis, gestion de projets, feuilles de temps, facturation, comptabilité, gestion des abonnements, congés et heures supplémentaires
Une rigueur constante.
« Dans un délai serré, privilégiez d'abord les modules les plus importants et évitez de disperser l'entreprise dans une multitude de processus complexes, comme le faisaient les anciens outils. L'objectif était de créer un système que les collaborateurs d'Evolink utiliseraient réellement, et non pas une nouvelle pile technologique avec laquelle ils devraient se débattre. »
Un projet de développement sur mesure avec un délai de trois mois, et les conséquences qui en ont découlé.
La véritable difficulté était d'ordre technique et trouvait son origine dans l'ambition même de l'entreprise. Étant donné qu'Evolink avait commandé de nombreux développements spécifiques, les corrections entraînaient des effets secondaires : une modification apportée pour répondre à un besoin faisait apparaître un problème dans un autre module, et l'équipe devait alors remonter la chaîne des répercussions à travers toute la plateforme. Avec un délai serré de trois mois et une mise en service prévue pour le 1er janvier, les premières semaines ont été particulièrement stressantes. Les effets secondaires ont été résolus rapidement, mais uniquement parce que les équipes d'Evolink et de Dynapps ont travaillé ensemble et sans relâche.
Il y avait un deuxième obstacle, d'ordre organisationnel et non technique. Evolink avait déjà eu une mauvaise expérience avec un outil qui s'était avéré défaillant et qu'il avait fallu abandonner ; le personnel craignait donc sérieusement qu'Odoo ne leur fasse pas réellement gagner du temps. Après avoir promis des améliorations à ses collaborateurs, le PDG estimait qu'il ne pouvait pas se permettre d'échouer sur ce coup-là.
Ce qui compte le plus pour nous, c'est la disponibilité du partenaire et sa compréhension des activités du client.
Yves Contat
Président-directeur général, Evolink SAUne relation de livraison conjointe entre deux corps de métier voisins.
Ce changement se manifeste des deux côtés. Evolink s'occupe de l'informatique mais pas d'Odoo ; Dynapps s'occupe d'Odoo mais pas de l'informatique. Ainsi, au fil de la mission, les deux entreprises ont commencé à travailler en tandem auprès de clients communs, créant une véritable situation gagnant-gagnant où le travail circule dans les deux sens. Cette collaboration s'est poursuivie bien au-delà de la mise en place du projet.
Les chiffres
Ce qu'Evolink a retiré d'une plateforme Odoo.
Trois mois après le début de la mise en place, Evolink fonctionnait sur une seule instance Odoo pour l'ensemble des quatre sites. Les outils distincts pour les devis, les projets, les feuilles de temps, les abonnements et la facturation ont disparu ; la chaîne de gestion de la vente à l'encaissement est désormais centralisée, et les données de facturation qui s'échappaient auparavant entre les différents systèmes sont désormais toutes enregistrées.
3
mois entre le lancement et la mise en service.
1
une plateforme qui remplace les différents outils dédiés aux devis, aux projets, aux feuilles de temps, aux abonnements et à la facturation.
environ 40
les utilisateurs répartis sur une seule instance à Daillens, Rossens, Sion et Carouge, gérée comme une seule entreprise.
2025
la première année complète d'utilisation d'Odoo et la plus forte augmentation de chiffre d'affaires jamais enregistrée par Evolink, grâce à la récupération des pertes de facturation.
De la gestion fragmentée entre différents outils à une vue d'ensemble en temps réel de l'activité.
Le changement réside dans la question à laquelle le PDG peut désormais répondre à tout moment. Auparavant, l'entreprise travaillait à l'aveuglette entre les différents systèmes et se demandait lequel de ces outils fournissait les chiffres exacts ; désormais, la question est de savoir ce que l'entreprise fait réellement cette semaine : la trésorerie, les factures impayées et le pipeline commercial sont tous visibles sur des tableaux de bord en temps réel, ce qui permet de corriger un problème dès qu'il apparaît plutôt que de le découvrir en fin d'année.
Si cela vous semble familier, discutons-en.
Quelle que soit la direction que prend votre entreprise et les obstacles qu'elle rencontre, un expert ayant déjà mené à bien ce type de projet est la personne idéale vers qui se tourner avant de vous engager dans une voie ou d'opter pour une plateforme.
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